1.1. Umum.

Energi listrik adalah energi yang paling ramah lingkungan, murah dan memberikan kenyamanan hidup. Marilah bersama-sama kita renungkan dan bayangkan, bila lingkungan tempat tinggal kita belum terjamah energi listrik. Apa yang akan kita lakukan dalam gelap gulita, kenikmatan apa yang bisa kita rasakan dalam kesunyian tanpa gemerlap sinar listrik sebagai simbol modernisasi ini.

Dengan listrik pula, kita bisa mengoperasikan peralatan modern, komputer salah satu contoh peralatan modern yang bekerja dibawah kontrol program yang tersimpan, yang secara otomatis menerima, menyimpan dan memproses data untuk menghasilkan informasi yang merupakan hasil dari pemprosesan tersebut.

Oleh karena itu agar suatu perusahaan dapat menghasilkan dan meningkatkan kualitas informasi menjadi lebih akurat, relevan dan tepat waktu, serta menghemat tenaga dan biaya maka peranan komputer sangatlah diperlukan.

Berdasarkan hal tersebut diatas maka Penulis tertarik untuk menganalisis sistem akuntansi yang terjadi dibidang Pemasaran dan Pelayanan Pelanggan (SAR & PP) pada PT. PLN ( Persero ) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang Area Pelayanan Pamulang dan mengembangkannya sehingga menjadi sistem yang lebih baik lagi. Untuk itu tugas akhir ini diberi judul :

“PENGEMBANGAN SISTEM PEMBAYARAN PASANG BARU BERBASIS KOMPUTER PADA PT. PLN (PERSERO)DISTRIBUSI JAKARTA RAYA DAN TANGERANG AREA PELAYAANAN PAMULANG”

1.2. Maksud dan Tujuan.

Adapun maksud dari penulisan tugas akhir ini adalah :

1. Untuk memberikan saran mengatasi permasalahan yang dihadapi dalam pelaksanaan sistem pasang baru pada PT. PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang Area Pelayanan Pamulang.

2. Untuk memberikan masukan pengembangan sistem yang dilakukan dalam proses pasang baru yang sudah berjalan agar lebih baik dalam pengolahan datanya.

3. Mengembangkan rasa optimis dan percaya diri dengan kemampuan sendiri dalam melaksanakan riset.

4. Memperoleh pengetahuan tambahan yang berguna selain yang diperoleh dibangku kuliah.

Sedangkan tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah sebagai syarat untuk kelulusan pada program Diploma III untuk program studi komputerisasi akuntansi di AMIK BSI.

1.3. Metode Penelitian.

Metode merupakan syarat mutlak yang harus ada didalam suatu penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan.

Dalam melakukan penulisan tugas akhir ini guna memperoleh data-data yang dibutuhkan, Penulis menggunakan metode sebagai berikut :

1. Observasi.

Yaitu mengumpulkan data dengan cara mengamati dan meneliti secara langsung dilapangan, untuk melihat lebih dekat kegiatan-kegiatan yang dilakukan.

2. Wawancara.

Yaitu mengadakan wawancara atau tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak yang mengerti mengenai masalah yang akan dibahas.

3. Kepustakaan.

Yaitu membaca buku literatur yang berhubungan dengan masalah yang ada dan dapat membantu dalam membuat tugas akhir ini.

1.4. Ruang Lingkup.

Dalam penulisan ini Penulis membatasi ruang lingkup penelitian seputar pasang baru dengan daya <>

1.5. Sistematika Penulisan.

Pembahasan tugas akhir ini dibagi kedalam beberapa BAB untuk mempermudah didalam pembahasan sistem. Tiap-tiap bab masih merupakan satu kesatuan dengan perincian sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis akan menguraikan dan menjelaskan secara umum, maksud dan tujuan, metode penelitian, ruang lingkup permasalahan, dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab penulis ini akan menguraikan mengenai teori-teori yang mendasari permasalahan yang akan disampaikan yang berhubungan dengan penerapan konsep akuntansi dalam sistem tersebut, dan menguraikan tentang peralatan pendukung yang menjelaskan tentang peralatan perancang sistem secara teoritis.
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Pada bab ini penulis akan memberikan gambaran tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi dan fungsi, prosedur sistem berjalan, DAD sistem akuntansi berjalan, spesifikasi sistem akuntansi berjalan yang terdiri dari dokumen masukan dan dokumen keluaran, spesifikasi file, struktur kode, spesifikasi program, dan juga permasalahan pokok serta alternatif pemecahan masalah.
BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

Pada bab ini penulis akan membahas perancangan sistem yang diusulkan untuk digunakan sebagai bahan perbandingan terhadap sistem berjalan berisi prosedur sistem akuntansi usulan, DAD sistem akuntansi usulan, kamus data sistem akuntansi usulan, spesifikasi sistem akuntansi usulan, normalisasi file, struktur kode, spesifikasi program, spesifikasi sistem komputer, serta jadwal implementasi.
BAB V PENUTUP

Pada bab ini memuat kesimpulan yang di dapat dari keseluruhan pembahasan tugas akhir serta saran-saran yang dapat dijadikan alternatif untuk mengatasi permasalah yang dihadapi perusahaan.


BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem.

Teori sistem melahirkan konsep-konsep futuristik seperti sibernetika (cybernetics), konsep yang berkaitan dengan upaya-upaya untuk menerapkan berbagai disiplin ilmu prilaku, fisika, biologi dan teknik. Unsur-unsur yang mewakili suatu sistem secara umum adalah masukan (input), pengolahan (processing) dan keluaran (output). Disamping itu suatu sistem senantiasa tidak terlepas dari lingkungan sekitarnya. Maka umpan balik (feek back) dapat berasal dari output atau dari lingkungan sistem yang dimaksud.

2.1.1. Sistem.

Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.

Menurut Jogianto H.M dalam buku Analisis dan Desain, hal: 1. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur di definisikan sebagai berikut :

“ Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu “.

Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya didefinisikan sistem sebagai berikut :

“ Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan “.

Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen akan lebih mudah di dalam mempelajari suatu sistem untuk tujuan analisis dan perancangan suatu sistem.

a. Karakteristik Sistem.

Modal utama sebuah sistem adalah input, proses, output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana, sebab sebuah sistem dapat bekerja bila ada masukan dan keluaran selain itu pula sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu diantaranya adalah :

1. Komponen Sistem (Component).

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.

2. Batas Sistem (Boundary).

Merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment).

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengruhi operasi sistem.

4. Penghubung Sistem (Interface).

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya.

5. Masukan Sistem (Input).

Masukan adalah energi yang dimasukan kedalam sistem berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).

6. Keluaran Sistem (Output).

Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.

7. Pengolahan Sistem (Objective).

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran Sistem.

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

b. Klasifikasi Sistem.

Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lainya, karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada didalam sistem tersebut. Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan yaitu :

1. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System).

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

2. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System).

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin, yang disebut dengan human machine system.

3. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak tentu (Probabilistic System).

Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, sedangkan sistem tak tentu merupakan sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung sistem probabilitas.

4. Sistem Tertutup (Closed Sytsem) dan Sistem Terbuka (Open System).

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya, bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya, menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau sub sistem lainya.

2.1.2. Informasi .

Informasi ibarat darah yang mengalir didalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting didalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh , kerdil dan akhirnya berakhir, sehingga informasi sangat penting artinya bagi suatu sistem.

Menurut Jogianto H.M dalam buku Analisis dan Desain, hal: 8. Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :

“ Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya “.

a. Kualitas Informasi.

Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari 3 (tiga) hal, yaitu :

1. Akurat (Accurate).

Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

2. Tepat pada waktunya. (Timeliness).

Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terhambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan.

3. Relevan (Relevance).

Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.

b. Nilai Informasi.

Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari 2 (dua) hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya, suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan didalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh suatu pihak didalam suatu perusahaan. Lebih lanjut sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.

2.1.3. Sistem Informasi.

Informasi itu berasal dari sistem informasi (Informations Systems) atau disebut juga dengan processing system atau information processing systems.

Menurut Jogianto H.M dalam buku Analisis dan Desain, hal 11. Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :

“ Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan “.

a. Komponen Sistem Informasi.

Komponen sistem informasi terdiri dari :

1. Blok Masukan (Input Block).

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, dimana data yang masuk dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok Model (Model Block).

Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan didasar data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran (Output Block).

Informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi (Technologi Block).

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem keseluruhan.

5. Blok Basis Data (Database Block).

Kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

6. Blok Kendali (Control Block).

Sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan, maka penting digunakan pengendalian-pengendalian di dalamnya.

2.1.4. Manajemen.

Ilmu pengetahuan manajemen dapat diterapkan dalam semua organisasi manusia, seperti perusahaan, pemerintah, pendidikan, sosial, keagamaan dan lain-lain. Pengertian manajemen begitu luas, sehingga dalam kenyataannya tidak ada definisi yang digunakan secara konsisten oleh semua orang.

Menurut T. Hani Handoko dalam buku Manajemen, hal:8. Manajemen dapat didefinisikan sebagai berikut :

“ Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi agar mencapai tujuan organisasi yang telah diterapkan “.

Manajemen didefinisikan sebagai proses karena semua manajer, tanpa memperdulikan kecakapan atau keterampilan khusus mereka, harus melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan-tujuan yang mereka inginkan.

Manajemen dibutuhkan oleh semua organisasi, karena tanpa manajemen, semua usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan lebih sulit. Ada 3 (tiga) alasan utama diperlukannya manajemen :

1. Untuk mencapai tujuan.

Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan pribadi.

2. Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan.

Manajemen dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran, dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi.

3. Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas.

Suatu kerja organisasi dapat diukur dengan banyak cara yang berbeda. Salah satunya adalah efisiensi dan efektivitas.

Dalam Organisasi, manajemen dibagi menjadi beberapa tingkatan. Yang akan membagi manajer menjadi 3 (tiga) golongan yaitu :

1. Manajer lini atau garis – pertama (Firt-line atau Firt-level).

Tingkatan paling rendah dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional.

2. Manajer menengah.

Manajer menengah dapat meliputi beberapa tingkatan dalam suatu organisasi. Para manajer menengah membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan para menajer lainnya dan kadang-kadang juga karyawan operasional.

3. Manajer Puncak.

Klasifikasi manajer ini terdiri dari sekelompok kecil eksekutif. Manajer puncak bertanggung jawab atas keseluruhan manajer organisasi.

2.1.5. Sistem Informasi Manajemen.

Sistem informasi manajemen (management information systems atau MIS ) merupakan penerapan sistem informasi didalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.

Menurut Jogianto H.M dalam buku Analisis dan Desain, hal: 14. George M. Scott mendefinisikan SIM sebagai berikut :

“ Suatu SIM adalah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi “.

Sedangkan menurut Barry E. Cushing SIM didefinisikan sebagai berikut :

“ Suatu SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal didalam suatu organisasi yang bertangung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan menajemen didalam kegiatan perencanaan dan pengendalian “.

Sedangkan menurut Frederick H. Wu SIM didefinisikan sebagai berikut :

“ SIM adalah kumpulan-kumpulan dari sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen “.

Sedangkan menurut Gordon B. Davis SIM didefinisikan sebagai berikut :

“ SIM adalah sistem manusia/mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi “.

2.1.6. Akuntansi.

Luasnya bidang kegiatan akuntansi mengakibatkan pengertian akuntansi tergantung dari sudut pandang mana penekanannya.

Menurut Drs. Hendi Somantri dalam buku Dasar-dasar Akuntansi, hal: 9. Akuntansi didefinisikan sebagai berikut :

“ Akuntansi adalah proses identifikasi, pengukuran, dan penyampaian informasi ekonomis untuk memungkinkan pembuatan pertimbangan-pertimbangan dan pengambilan keputusan yang jelas dan tegas oleh pemakai informasi tersebut ”.

a. Macam-Macam Akuntansi.

Perkembangan ekonomi yang semakin pesat menuntut pengembangan di bidang kegiatan akuntansi dalam menyelesaikan masalah-masalah khusus. Sejalan dengan tuntutan tersebut pengkhususan bidang kegiatan akuntansi, diantaranya sebagai berikut :

1. Akuntansi Keuangan (Financial Accounting).

Yaitu akuntansi yang sasaran (obyek) kegiatannya adalah transaksi keuangan yang menyangkut perubahan harta, hutang, dan modal suatu perusahaan. Akuntansi keuangan bertujuan menyajikan laporan keuangan untuk kepentingan pihak intern perusahaan dan pihak ekstern. Akuntansi keuangan disebut juga akuntansi umum (general accounting).

2. Akuntansi Biaya (Cost Accounting).

Yaitu akuntansi yang sasaran kegiatannya adalah transaksi keuangan yang berhubungan dengan biaya-biaya. Akuntansi biaya bertujuan menyediakan informasi biaya yang diperlukan untuk kepentingan intern yaitu untuk menilai pelaksanaan operasi perusahaan dan menentukan rencana kegiatan dimasa yang akan datang.

3. Akuntansi Perpajakan (Tax Accounting).

Yaitu akuntansi yang kegiatannya berhubungan dengan penentuan objek pajak yang menjadi beban perusahaan serta perhitunganya untuk kegiatan penyusunan laporan pajak. Kegiatan akuntansi perpajakan berfungsi membantu manajemen dalam menentukan pilihan-pilihan transaksi yang akan terjadi. Sehubungan dengan pertimbangan-pertimbangan perpajakan.

4. Akuntansi Anggaran (Budgetary Accounting).

Yaitu akuntansi yang kegiatannya berhubungan dengan pengumpulan dan pengolahan data operasi keuangan yang sudah terjadi, serta taksiran kemungkinan yang akan terjadi untuk kepentingan penetapan rencana operasi keuangan dalam satu periode tertentu.

5. Akuntansi Pemeriksaan (Auditing).

Yaitu akuntansi yang kegiatannya berhubungan dengan pemeriksaan terhadap catatan-catatan hasil kegiatan akuntansi keuangan, yakni untuk menguji kelayakan laporan keuangan yang dihasilkan. Akuntansi pemeriksaan bersifat bebas (independen), sehingga hasil pemeriksaan akuntan dapat dijamin kebenarannya.

6. Akuntansi Pemerintahan (Govermental Accounting).

Yaitu bidang akuntansi yang kegiatannya berhubungan dengan masalah pemeriksaan keuangan negara, atau sering disebut juga istilah administrasi keuangan negara.

b. Profesi Akuntansi.

Menurut Drs. Hendi Somantri dalam buku Dasar-dasar Akuntansi, hal: 12. Profesi akuntansi dalam hal ini disebut sebagai akuntan terdiri atas :

1. Akuntan publik.

Yaitu akuntan swasta yang menyediakan jasa pemeriksaan kepada pihak lain. Pemeriksaan yang dilakukkan oleh akuntan publik merupakan pemeriksaan yang datang dari luar badan yang diperiksa (pemeriksaan ekstern).

2. Akuntan intern.

Yaitu akuntan swasta yang bekerja diperusahaan-perusahaan, sehingga menjadi bagian dan mendapat gaji dari perusahaan tempat mereka bekerja.

3. Akuntan Pemerintah.

Yaitu akuntan yang bertugas diperusahaan-perusahaan negara.

2.1.7. Sistem Akuntansi.

Sistem akuntansi tidak hanya digunakan untuk mencatat transaksi keuangan yang telah terjadi saja, namun memiliki peran yang besar dalam melaksanakan bisnis perusahaan. Bahkan dalam bisnis perusahaan tertentu, sistem akuntansi merupkaan alat yang digunakan untuk melaksanakan bisnis utama perusahaan.

Menurut Mulyadi dalam buku Sistem Akuntansi, hal: 3. Sistem akuntansi didefinisikan sebagai berikut :

“ Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk meyediakan informasi keuangan yang di butuhkan oleh manjemen guna memudahkan pengolahan perusahaan “.

Menurut Dr. Zaki Baridwan dalam buku Sistem Akuntansi, hal: 4. Howard F. Stettler mendefinisikan sistem akuntansi sebagai berikut :

“ Sistem akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan “.

2.1.8. Sistem Informasi Akuntansi.

Akuntansi merupakan bahasa dari bisnis. Secara klasik akuntansi merupakan proses pencatatan (recording), pengelompokan (classifying), perangkuman (summarizing), dan pelaporan (reporting) dari kegiatan transaksi perusahaan. Tujuan akhir dari kegiatan akuntansi adalah penerbitan laporan-laporan keuangan. Laporan-laporan keuangan tersebut adalah merupakan suatu informasi . Jadi sebenarnya akuntansi itu sendiri walaupun dilaksanakan secara manual tidak berdasarkan komputer tetap merupakan suatu sistem informasi.

Menurut Jogianto H.M dalan buku Analisis dan Desain, hal: 17. Barry E. Cushing mendefinisikan sistem informasi akuntansi sebagai berikut :

“ Sistem informasi akuntansi sebagai kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal didalam suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi keuangan dan juga informasi yang didapat dari pengumpulan dan pengolahan data transaksi “.

Sedangkan menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin adalah :

“ Suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisa, mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan

dengan orientasi finansial yang relevan bagi pihak-pihak luar dan pihak-pihak dalam perusahaan (secara prinsip adalah manajemen) “.

2.1.9. Akuntansi Perusahaan Jasa.

Menurut Drs. T. Silitonga dalam buku Pelajaran untuk kursus – kursus Akuntansi, hal : 105. Perusahaan jasa didefinisikan sebagai brikut :

“ Perusahaan jasa adalah perusahaan yang kegiatan atau usaha pokoknya memberikan prestasi kepada pihak lain “. Pendapat dari usaha ini sesuai dengan jenis prestasi yang akan diberikan kepada pihak lain .
PLN adalah perusahaan yang memberikan jasa penerangan pada masyarakat, dan pendapatan yang diterima ketika pelanggan melakukan pasang baru dicatat sebagai pendapatan diterima dimuka. Karena pelanggan belum menikmati jasa yang diberikan PLN, tetapi sudah membayar biaya untuk pemasangannya.

Menurut Drs. T. Silitonga dalam buku Pelajaran untuk kursus-kursus Akuntansi, hal: 128. Pencatatan pendapatan diterima dimuka diantaranya dilakukan dengan cara sebagai berikut :

a. Waktu penerimaan dicatat sebagai “ Hutang “.

Jurnal Umum yang dicatat ketika menerima pendapatan adalah :

Kas Rp. XXX - Pendapatan diterima dimuka - Rp. XXX

Jurnal penyesuaian yang dicatat pada akhir periode akuntansi adalah :

Pendapatan diterima dimuka Rp. XXX -

Pendapatan sewa - Rp. XXX

b. Waktu penerimaan dicatat sebagai “ Pendapatan “.

Jurnal umum yang dicatat ketika penerimaan pendapatan adalah :
Kas Rp. XXX -

Pendapatan sewa - Rp. XXX

Jurnal penyesuaian yang dicatat pada akhir periode akuntansi adalah :
Pendapatan sewa Rp. XXX -

Pendapatan diterima dimuka - Rp. XXX

2.1.10. Sistem Akuntansi Pembayaran.

Pembayaran adalah peningkatan jumlah aktiva suatu badan usaha yang bergerak dibidang jasa yang timbul dari pendapatan jasa aktifitas usaha lainnya didalam suatu proses.

Pembayaran berarti memberikan sejumlah tertentu kepada pihak-pihak pengguna jasa agar pihak pengguna jasa tersebut dapat menerima jasa yang telah diberikan kepada perusahaan jasa tersebut dan menghasilkan pendapatan atau penerimaan kas.

Secara umum pembayaran dapat dibagi menjadi beberapa bagian yaitu :

1. Pembayaran tunai.

Pembayaran jasa secara tunai dicatat di debet pada perkiraan kas dan di kredit pada perkiraan pendapatan jasa. Transaksi ini dicatat pada buku penerimaan kas.

2. Pembayaran kredit.

Pembayaran jasa secara kredit dilakukan oleh perusahaan jasa dengan cara memberikan cicilan kepada penerima jasa sesuai dengan ketentuan perusahaan itu sendiri dan dalam jangka waktu tertentu.

3. Pemberian diskon.

Dalam pemberian diskon ini perusahaan memberikan potongan harga kepada pengguna jasa dengan beberapa syarat yang telah ditentukan pada perusahaan jasa.

2.2. Peralatan Pendukung (Tools System).

Didalam menggambarkan arus data dan proses komunikasi dengan pemakai dapat digunakan beberapa sarana, sebagai pedoma untuk membuat spesifikasi sistem yang terstruktur.

2.2.1. Diagram Alir Data (DAD).

DAD atau Data flow diagram biasa digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atas sistem yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang dapat menggambarkan arus data didalam sistem secara terstruktur dan jelas.

Terdapat dua bentuk DAD, yaitu diagram arus data fisik (Physical data flow diagram) dan diagram arus data logika (Logical data flow diagram). Diagram arus data fisik lebih menekankan pada bagaimana proses dari sistem diterapkan, termasuk proses-proses manual. Jika mengunakan DADF proses sistem yang ada akan lebih dapat digambarkan dan dikomunikasikan kepada pemakai sistem, sehingga dapat diperoleh gambaran yang jelas. Sedangkan diagram arus data logika lebih menekankan proses-proses apa yang terdapat disistem.

Untuk memperoleh gambaran tentang sistem yang akan diterapkan, DADF harus memuat :

1. Proses-proses manual.

2. Nama arus data.

Memuat keterangan terinci untuk menunjukkan bagaimana pemakai sistem memahami kerja dari sistem.

3. Simpanan data.

Yang menunjukkan simpanan non komputer.

4. Nama dari simpanan data.

Menunjukan tipe penerapan secara manual atau komputer.

5. Proses.

Menunjukan nama dari pemproses ( Processor ).

a. Simbol Yang di Gunakan

Beberapa simbol yang digunakan dalam DFD ialah :

1. Kesatuan luar (External Entity) atau Batas sistem (Boundary).

Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan output kepada lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) dilingkungan luar sistem yang berupa orang atau organisasi atau sistem lain yang berada dilingkungan luar yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.

2. Arus data (Data Flow) .

Arus data mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Arus data merupakan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

3. Proses (Process).

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

4. Simpanan data (Data Store).

Simpanan data atau data store merupakan simpanan dari data yang dapat berupa :

a. Suatu file atau data base dari sistem komputer.

b. Suatu arsip atau catatan manual.

c. Suatu tabel acuan manual.

d. Suatu agenda atau buku.

b. Aturan Yang Berlaku dalam Penggunaan DFD.

Aturan yang berlaku dalam penggunaan DFD untuk membuat model sistem adalah sebagai berikut :

1. Didalam DFD tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity lainnya secara langsung.

2. Didalam DFD tidak boleh menghubungkan data store yang satu dengan data store lainnya secara langsung.

3. Didalam DFD tidak boleh atau tidak diperkenankan menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.

4. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan data flow yang keluar.

Teknik pembuatan DFD menggunakan sistematika dari umum ke tingkatan yang lebih tinggi. Dengan uraian yang lebih jelas, dan lebih detail. Tingkatan yang lebih jelas atau sering disebut dengan istilah “Top-Down Analysis”.

Dalam penggambaran suatu DAD proses terjadi karena adanya arus data yang masuk dan yang mengalir. Ada kesalahan proses dalam pembuatan DAD diantaranya:

1. Lubang Hitam ( Black hole).

Proses mempunyai input tetapi tidak menghasilkan output. Karena data masuk kedalam proses dan lenyap tidak berbekas seperti dimasukan kedalam lubang hitam yang dalam sekali.

2. Ajaib ( Miracle ).

Proses menghasilkan output tetapi tidak pernah menerima input. Karena secara ajaib dihasilkan output tanpa pernah menerima input.

c. Langkah-Langkah Membuat DFD.

Langkah-langkah dalam membuat DFD dibagi menjadi 3 (tiga) tahap, yaitu:

1. Diagram Konteks.

Dibuat untuk mengambarkan sumber serta tujuan data yang akan di proses, dengan penggambaran sistem secara umum dari keseluruhan sistem yang ada.

2. Diagram Nol.

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada didalam diagram konteks yang penjabarannya lebih terpenuhi.

3. Diagram Detail.

Dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada dalam diagram nol.

2.2.2. Kamus Data (Data Dictionary).

Kamus data atau data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.

Pada tahap analisis kamus data merupakan alat komunikasi antar user dan analis sistem tentang data yang ada dalam sistem. Sedangkan pada tahap perancangan kamus data digunakan untuk merancang input atau output, laporan dan database.

a. Isi Kamus Data.

Isi kamus data terdiri dari :

1. Nama arus data.

Menunjukan nama dari arus data tertentu di dalam DAD.

2. Alias.

Alias atau nama lain dari data yang dapa dituliskan bila nama lain itu ada.

3. Bentuk data.

Data yang mengalir biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan layar dimonitor, variabel, parameter dan field-field.

4. Arus data.

Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.

5. Penjelasan.

Untuk memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat dikamus data, dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.

6. Periode.

Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data ini. Digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukan kedalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

7. Volume.

Volume perlu dicatat didalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus dara yang mengalir dalam satu periode tertentu, sedangkan volume puncak menunjukkan volume terbanyak.

8. Struktur data.

Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.

Selain hal-hal tersebut diatas kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti dan makna dari simbol yang dijelaskan, yang disebut NOTASI. Dimana notasi kamus data lebih mudah menjelaskan data dibandingkan dengan narasi.

b. Notasi Kamus Data.

Notasi atau simbol yang digunakan didalam kamus data dibagi menjadi 2 (dua) macam yaitu sebagai berikut :

1. Notasi Tipe Data.

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain :
Tabel II.1 Notasi Tipe Data

Notasi


Arti

X

Setiap karakter

9


Angka numeric

A


Karakter alphabet

Z


Angka nol yang ditampilkan sebagai spasi kosong

.


Titik, sebagai pemisah ribuan

,


Koma, sebagai pemisah pecahan

-


Hypen, sebagai tanda penghubung (contoh : 021-7422050)

/


Slash, sebagai tanda pembagi (contoh : 13/11/2003)

2. Notasi Struktur data.

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut :
Tabel II. 2 Notasi Stuktur Data

Notasi


Arti

=


Terdiri dari

+


AND (dan)

[ ]


Pilih salah satu pilihan

‌


Pemisah pilihan didalam tanda [ ]

{ }


Iterasi atau penggulung proses

( )


Pilihan (boleh ya atau tidak)

*


Keterangan atau catatan

@


Petunjuk (keyfield)

2.2.3. Normalisasi.

Proses normalisasi merupkan proses pengelompokan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukan entitas dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu diuji pada beberapa kondisi, apakah terdapat kesulitan pada saat penambahan, penghapusan, mengubah dan membaca pada suatu basis data. Bila terdapat kesulitan penyajian maka dipecahkan menjadi tabel sehingga menjadi perancangan basis data yang optimal.

a. Tahap Normalisasi.

Ada beberapa tahap normalisasi, antara lain :

1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form).

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti format tertentu, karena dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan sesuai dengan saat menginput.

2. Bentuk Normal Kesatu (1NF/First Normal Form).

Suatu relasi ada dalam kondisi first normal form jika dan hanya jika semua domain yang tercakup terdiri dari hanya atomic value misalnya tidak ada pengulangan group (domain) dalam suatu tuple.

3. Bentuk Normal Kedua (2NF/Second Normal Form).

Suatu relasi 2NF jika dan hanya jika bentuk tersebut mencakup 1NF dan atribut bukan kunci memiliki dependensi sepenuhnya terhadap kunci primer.

4. Bentuk Normal Ketiga (3NF/Third Normal Form).

Suatu relasi sudah pada 3NF apabila sudah berada 2NF, setiap atribut bukan kunci tidak memiliki dependensi transitif terhadap kunci primer.

5. Bentuk Normal Boyce-Codd (BCNF).

Relasi harus berada dalam bentuk normal kesatu dan setiap atribut harus bergantung fungsi pada atribut superkey.

Dari keterangan normalisasi maka didapat beberapa pemprosesan data terdiri dari :

a. File Induk (Master File).

Didalam aplikasi, file ini merupakan file yang penting, file ini tetap terus ada selama hidup dari sistem informasi. File induk dibedakan menjadi :

1. File induk acuan (reference master file).

File induk yang recordnya relatif statis, jarang berubah nilainya.

2. File induk dinamik (dynamic master file).

File induk yang nilai dari record-recordnya sering berubah atau sering dimutakhirkan (up date) sebagai akibat dari suatu transaksi.

b. File transaksi (transaction file).

File transaksi disebut juga dengan nama file input (input file). File ini digunakan untuk merekam data hasil dari suatu transaksi yang terjadi.

c. File laporan (report file).

File ini disebut juga dengan nama file output (output file), yaitu file yang berisi dengan informasi yang akan ditampilkan.

d. File sejarah (history file).

File sejarah disebut juga dengan nama file arsip (archival file), yaitu file yang berisi dengan data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi perlu disimpan untuk keperluan mendatang.

e. File pelindung (backup file).

File pelindung merupakan salinan dari file-file yang masih aktif di database pada suatu saat tertentu. File ini digunakan sebagai cadangan atau pelindung bila file database yang aktif rusak atau hilang.

f. File kerja (working file).

File kerja disebut juga dengan nama file sementara (temporary file) atau scratch file. File ini dibuat oleh suatu proses program secara sementara karena memori komputer tidak mencukupi dan dapat berfungsi untuk mempercepat dan optimalisasi dari pengolahan data.

g. File library.

Berisi program-program aplikasi atau utility program. File ini berisi program-program bantu yang dapat berfungsi untuk mempercepat dan optimalisai dari pengolahan data.

b. Macam-macam Kunci (Key Funtion).

Setiap file harus mempunyai kunci dari file berupa set field yang dapat memiliki record. Ada beberapa macam kunci (key function) yang digunakan dalam proses pencarian, penyajian, hapus dan lain sebagainya, dalam pengelolaan database yaitu sebagai berikut :

1. Super Key.

Himpunan dari satu atau lebih entitas yang digunakan untuk mengidentifikasikan secara unik sebuah entitas dalam entitas set.

2. Candidat Key.

Suatu atribut atau satu set minimal atribut yang mengidentifikasikan secara unik bentuk suatu kejadian spesifik dari entity.

3. Primary Key.

Satu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian spesifik, tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity.

4. Alternatif key.

Kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai Primary Key.

5. Foreign Key.

Suatu set atribut yang melengkapi satu relationship.

c. Akses dan Organisasi File.

Akses file adalah suatu metode yang menunjukkan bagaimana suatu program komputer akan membaca record-record dari suatu file. File dapat diakses dengan 2 (dua) cara sebagai berikut :

1. Metode akses urut (Sequential access method).

Metode ini dilakukan dengan membaca atau menulis suatu record di file dengan membaca terlebih dahulu mulai dari record pertama sampai denagan record yang diinginkan.

2. Metode akses langsung (Direct access method).

Metode ini dilakukan dengan akses langsung membaca record pada posisinya di file tanpa membaca record pertama terlebih dahulu.

Organisasi file adalah pengaturan dari record secara logika didalam file dihubungkan satu dengan yang lainnya. Organisai file yang digunakan dalam pengolahan data adalah sebagai berikut :

1. Berurut (Sequential).

Merupakan file dengan organisasi urut dengan pengaksesan urut.

2. Acak (Random).

Dalam metode ini rekaman ditransformasikan kealamat penyimpanan dalam media fisik secara acak.

3. Urut Berindeks (Index Sequential).

Merupakan file dengan organisasi acak atau random dan pengaksesan langsung.

2.2.4. Struktur Kode.

Kode digunakan untuk mengklasifikasikan data, memasukkan data kedalam komputer untuk memperoleh bermacam-macam informasi yang berhubungan dengan kode.

a. Petunjuk Pembuatan Kode.

Didalam merancang suatu kode harus diperhatikan beberapa hal, yaitu :

1. Harus mudah diingat.

2. Harus unik.

3. Harus fleksibel.

4. Harus efisien.

5. Harus Konsisten.

6. Harus distandarisasi.

7. Spasi dihindari.

8. Hindari karakter yang mirip.

9. Panjang kode harus sama.

b. Macam-macam Kode.

1. Kode Mnemonik (mnemonik code).

Kode mnemonik digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode ini dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang diwakili dengan kode ini.

Contoh : Kode “ P “ untuk mewakili Pria.

Kode “ W “ untuk mewakili Wanita.

2. Kode Urut (sequential code).

Kode urut disebut juga dengan kode seri (serial code) merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode berikutnya.

Contoh : 1001 Kas

1002 Piutang Persediaan

1003 Persediaan

dan seterusnya

3. Kode Blok (block code).

Kode blok mengklasifikasikan item kedalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu arus data pemakai maksimum yang diharapkan.

Contoh : 1000 – 1999 Aktiva lancar

2000 – 2999 Aktiva tetap

3000 – 3999 Hutang lancar

4. Kode Group (group code)

Kode group merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap kode mempunyai arti.

Contoh : 11033

Penjelasan :

1. Satu digit pertama menunjukan nama barang .

2. Satu digit yang kedua menunjukan jenis barang.

3. Tiga digit terakhir menunjukan merk barang.

5. Kode Desimal (decimal code).

Kode desimal mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai dari nol sampai dengan sembilan atau tergantung dari banyaknya angka.

Contoh : 01 Aktiva lancar
01100 Kas

01200 Piutang dagang

01300 Persediaan

02 Aktiva tetap
02100 Tanah

02200 Gedung
02300 Kendaraan

dan seterusnya.