1.1. Umum

Dengan meningkatnya teknologi yang terus menerus pada tahun terakhir ini, peranan informasi teknologi khususnya komputer, didalam masyarakat semakin diperlukan bahkan di dalam kegiatan suatu perusahaan sangat memerlukan informasi teknologi dengan cepat dan tepat. Yang merupakan tujuan utama dalam semua bidang khususnya bidang akuntansi. Salah satunya adalah pada PT. APOGINDO PANCACITA.

Dengan adanya perkembangan teknologi tersebut yang semakin maju, banyak perusahaan yang menggunakan komputer untuk memproses data akuntansinya. Komputer merupakan alat bantu yang dapat menerima masukan, pemrosesan dan keluaran data serta memiliki kecepatan dan ketepatan yang tinggi. Yang sangat bermanfaat dalam proses pengolahan datanya dengan secara efektif dan efisien

Komputer merupakan hasil dari ilmu pengetahuan dan teknologi mutakhir. Maka dewasa ini pengolahan data yang cepat, tepat dan akurat menggunakan sistem komputerisasi, untuk dapat menghasilkan informasi yang tepat dan cepat sesuai dengan tujuan dan dapat dipercaya keakuratannya, sehingga pengguna informasi tidak akan mengalami kesulitan didalam mengambil langkah-langkah penting dalam menunjang kelancaran dan tujuan usahanya.

Mengingat pentingnya sistem pengolahan data dengan menggunakan komputerisasi, maka penulis memberanikan diri untuk menyusun Tugas Akhir dengan judul :

KOMPUTERISASI SISTEM REIMBURSE PADA KAS KECIL DI PT. APOGINDO PANCACITA JAKARTA.



1.2. Maksud dan Tujuan

Maksud dari penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :

a. Untuk dapat lebih dalam proses kas kecil di PT. APOGINDO PANCACITA.

b. Meningkatkan dan mengembangkan daya fikir mahasiswa dalam mengemukakan pendapatnya pada penulisan tugas akhir ini.

Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai salah satu syarat kelulusan pada program Diploma III (D.3), untuk program studi komputerisasi Akuntansi di Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.


1.3. Metode Penelitian

Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis menggunakan beberapa metode penelitian dalam memperoleh data yang ada hubungannya dalam masalah yang akan dibahas.


1. Wawancara

Penulis melakukan wawancara secara langsung kepada staf untuk memperoleh sumber data informasi yang akurat.

2. Observasi

Penulis melakukan observasi dengan cara mengamati objek secara langsung sebagai teknik pengumpulan data sesuai pokok pembahasan.

3. Studi Pustaka

Penulis memperoleh data dari perpustakaan dengan membaca bahan-bahan kuliah yang diberikan oleh Dosen AMIK BSI dan buku-buku yang sesuai dengan materi pokok bahasan.


1.4. Ruang Lingkup

Penulisan Tugas Akhir ini Penulis hanya membatasi pada sistem Reimburse pada Kas Kecil di PT. APOGINDO PANCACITA, dimulai dari proses pengajuan reimburse, pengeluaran reimburse hingga laporan pengeluaran reimburse.

1.5. Sistematika Penulisan

Secara garis besar penulisan Tugas Akhir ini terdiri dari lima bab sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini menjelaskan tentang umum, maksud dan tujuan, metode penelitian, ruang lingkup dan sistematika penulisan Tugas Akhir ini.

BAB II LANDASAN TEORI

Dalam bab ini menjelaskan tentang konsep dasar sistem serta memberikan penjelasan secara teoritis tentang peralatan pendukung (Tools System).
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Disini penulis akan menjelaskan secara umum dan singkat tentang profil organisasi, tinjauan perusahaan yang meliputi sejarah perusahaan, struktur organisasi dan fungsi, prosedur sistem akuntansi berjalan, diagram alir data sistem akuntansi berjalan yang meliputi diagram konteks, diagram nol sampai diagram detail, kamus data sistem akuntansi berjalan, spesifikasi sistem akuntansi berjalan, permasalahan dan alternatif pemecahan masalah.

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

Dibagian ini penulis akan menjelaskan secara umum dan singkat tentang profil organisasi atau sistem yang diusulkan, prosedur sistem akuntansi usulan, diagram alir data sistem akuntansi usulan yang meliputi diagram konteks, diagram nol sampai dengan detail, kamus data sistem akuntansi usulan, spesifikasi sistem akuntansi usulan, spesifikasi sistem komputer yang meliputi spesifikasi file, spesifikasi program dan struktur kode, serta jadwal implementasi.

BAB V PENUTUP

Pada bab ini penulis akan memberikan kesimpulan dari pembahasan perancangan sistem dan saran-saran untuk pengembangan sistem.

BAB II
LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem
Sistem saat ini banyak digunakan, banyak orang membicarakan tentang sistem perbankan, sistem akuntansi, sistem persediaan, sistem pemasaran, sistem pendidikan, sistem teknologi dan sistem yang lainnya. Sistem banyak memberikan manfaat dalam memahami lingkungan sekitar yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
1. Pengertian Sistem
Menurut Jerry Fitzgerald, Andra F. Fitzgerald dan Werren D. Staling dalam Jogianto “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
Pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut, sistem adalah kumpulan dari elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
a. Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai :

1. Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
2. Batas Sistem
Batasan Sistem (Boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan. Batas suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar (Environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan
4. Penghubung Sistem
Penghubung sistem (Interface) adalah media yang menjadi penghubung antara subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lainnya dan melalui penghubung tersebut.

5. Masukan Sistem
Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem, berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan agar sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
6. Keluaran Sistem
Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan di klasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sistem pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain.
7. Pengolah Sistem
Pengolah sistem (process) merupakan suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran sistem
Sasaran sistem (objective) merupakan suatu sistem yang mempunyai tujuan atau sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
b. Klasifikasi sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Sistem abstrak dan sistem fisik
Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide – ide yang tidak tampak secara fisik, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

4
2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin atau ada yang menyebut dengan nama man-machine system.
3. Sistem deterministik dan sistem probabilistik
Sistem deterministik adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehungga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sedangkan sistem probabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem tertutup dan sistem terbuka
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya.
2. Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu :
a. Akurat (accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas menceminkan maksudnya.
b. Tepat waktu (timelines)
Informasi yang datang pada sipenerima tidak boleh terlambat, informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi.
c. Relevan (relevance)
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk para pemakainya. Relevansi informasi untuk setiap orang, satu dengan yang lainnya berbeda.
3. Pengertian sistem informasi
Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe davis, dalam Jogianto “sistem informasi adalah Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.
4. Sistem Informasi Akuntansi
Menurut American Accounting Association, dalam Soemarso SR, “Akuntansi adalah sebagai proses mengidentifikasikan, mengukur dan melaporkan informasi ekonomi, untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut”.
Sistem akuntansi adalah organisasi dokumen sumber, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Menurut, Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin dalam Jogianto HM “sistem informasi Akuntansi adalah Suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasi, memproses, menganalisis, mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi financial yang relevan bagi pihak-pihak luar dan pihak dalam perusahaan (secara prinsip adalah manajemen)”.
5. Pengertian Kas
Kas merupakan suatu alat pertukaran dan juga digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi. Dalam Neraca, Kas merupakan aktiva yang paling lancar, dalam arti paling sering berubah. Hampir pada setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas.
Kas adalah aktiva yang tidak produktif, oleh karena itu harus dijaga supaya jumlah kas tidak terlalu besar sehingga tidak ada “idle Cash”. Daya beli uang bisa berubah-ubah mungkin naik atau turun tetapi kenaikan atau penurunan daya beli ini tidak akan mengakibatkan penilaian kembali terhadap kas.
6. Kas Kecil
Dana kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Dana ini diserahkan kepada kasir kas kecil yang bertanggung jawab terhadap pembayaran-pembayaran dari dana ini dan terhadap jumlah dana kas kecil. Jika jumlah kas kecil tinggal sedikit, kasir kas kecil akan meminta agar dananya ditambah. Penambahan kas kecil kadang-kadang dilakukan setiap periode tertentu misalnya mingguan. Dalam hubungannya dengan kas kecil, ada 2 metode yang dapat digunakan yaitu (a) Sistem imprest dan (b) metode fluktuasi.
Dalam sistem imprest ini jumlah dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil. Oleh kasir kas kecil, cek tadi diuangkan ke bank dan uangnya digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran kecil. Setiap kali melakukan pembayaran kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran.
Dalam metode fluktuasi pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cara yang sama seperti dalam sistem imprest. Perbedaannya dengan sistem imprest adalah bahwa dalam metode fluktuasi saldo rekening kas kecil tidak tetap, tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian kembali dan pengeluaran-pengeluaran dari kas kecil. Kalau dalam sistem imprest pencatatan terhadap pengeluaran-pengeluaran kas kecil baru dilakukan pada saat pengisian kembali, dalam metode fluktuasi setiap terjadi pengeluaran uang dari kas kecil langsung dicatat. Jadi buku pengeluaran kas kecil mempunyai fungsi sebagai buku jurnal dan menjadi dasar untuk pembukuan ke rekening-rekening buku besar karena pencatatan dilakukan setiap kali terjadi pengeluaran, maka rekening kas kecil akan di kredit sebesar jumlah yang dikeluarkan. Pada saat pengisian kembali rekening kas kecil didebit sebesar uang yang diterima.

2.2. Peralatan Pendukung (ToolsSystem)
1. Diagram Alir Data (DAD)
Menurut Tata sutabri, “DAD adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem outomat atau komputerisasi, manusiawi atau gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya”.
a. Simbol yang digunakan Diagram Alir Data
1. Kesatuan luar (External Entity)
Adalah suatu yang berada di luar sistem, tetapi dapat memberikan data kedalam sistem atau menerima data dari sistem, juga digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data.
2. Arus data (Data Flow)
Adalah tempat mengalirnya informasi digambarkan dengan garis yang menghubungkan sistem. Arah ditunjukan dengan anak panah, dan garis diberi nama atau data yang mengalir.
3. Proses (Process)
Didalam proses diperlihatkan apa yang dikerjakan oleh sistem. Proses dapat mengolah data dan mentransformasikan aliran data masuk menjadi aliran data keluar. Didalam penaman proses dapat menggunakan kata tunggal, ungkapan, atau kalimat sederhana. Nama ini digunakan untuk menguraikan proses yang dilakukan, oleh karena itu dituliskan dengan kata kerja.
4. Simpanan luar (Data Store)
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan atau diarsipkan.
b. Tahapan dalam Menggambarkan Diagram Alir Data
1. Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.
2. Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada didalam diagram konteks, yang penjabarannya secara lebih terperinci.
3. Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol.
c. Aturan Main Diagram Alir Data
Aturan yang berlaku dalam penggunaan diagram alir data untuk membuat model sistem adalah sebagai berikut :
1. Dalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara external entity dan external entity lainnya secara langsung.
2. Dalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan data store yang satu dengan data store yang lainnya secara langsung.
3. Dalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.
4. Setiap proses harus ada arus data yang masuk dan ada juga arus data yang keluar.
2. Kamus Data (Data Dictionary)
Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya.


a. Isi Kamus Data
1. Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama dari arus data juga harus dicatat dikamus data.
2. Alias
Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu dengan yang lainnya.
3. Tipe Data
Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses ke proses lain. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil cetakan komputer.
4. Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.
5. Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.
6. Volume
Volume perlu dicatat didalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data.
7. Periode
Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat dikamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data dapat dimasukkan, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
8. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang harus dicatat dikamus data maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
b. Notasi tipe data dan struktur data
1. Notasi tipe data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data. Notasi yang umum digunakan sebagai berikut :

Notasi	Keterangan
X 9 A Z . , - /	Setiap karakter Angka numerik Karakter alphabet Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong Titik, sebagai pemisah ribuan Koma, sebagai pemisah pecahan Hypen, Sebagai tanda penghubung Slash, sebagai tanda pembagi

2. Notasi Struktur Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data, notasi yang umum digunakan sebagai berikut :

Notasi	Keterangan
= + ( ) { } [ ] 1 * @	Terdiri dari And (dan) Pilihan (boleh ya atau tidak) Iterasi / Pengulangan proses Pilih salah satu pilihan Pemisah pilihan di dalam tanda [ ] Keterangan atau catatan Petunjuk (key field)

3. Normalisasi
Normalisasi adalah proses pengelompokkan elemen data kedalam bentuk tabel yang menyatakan entitas-entitas hubungan mereka sehingga terwujud satu bentuk yang menyudahkan adanya perubahan dengan dampak sekecil mungkin.
a. Macam-macam kunci (key Function)
1. kunci Calon (Candidat Key)
Kunci kandidat adalah suatu atribut atau satu set minimal atribut yang mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik dari suatu entity.

2. Kunci Primer (Primary Key)
Kunci primer adalah satu set atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik, akan tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity.
3. Kunci Alternatif (Alternate Key)
Kunci alternatif adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key.
4. Kunci tamu (Foreign Key)
Kunci tamu adalah satu set atribut yang melengkapi satu relation (hubungan) yang menunjukan ke induknya.
b. Tahap Normalisasi
1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
Kumpulan data yang direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi.
2. Bentuk Normal Kesatu (1NF atau First Normal Form)
Setiap data dibentuk dalam file datar atau rata (flat file), field berupa : “automatic value”, tidak ada set atribut yang berulang atau atribut bernilai ganda (multi value).
3. Bentuk Normal Kedua (2NF atau Second Normal Form)
Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci harus bergantung secara fungsi pada kunci utama atau primary key, sehingga untuk membuat normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci field. Kunci Field haruslah unik dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya.
4. Bentuk Normal Ketiga ( 3NF atau Third Normal Form)
Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang transitif setiap atribut bukan kunci harus bergantung hanya pada kunci primer secara menyeeluruh.
Dari keterangan normalisasi maka didapat beberapa pemrosesan data terdiri dari :
1. File Induk (Master File)
Di dalam aplikasi, file ini merupakan file yang penting, file ini tetap terus ada selama hidup dari sistem informasi. File induk dibedakan menjadi :
a. File induk acuan (reference master file)
File induk myang recordnya relatif statis, jarang berubah nilainya.
b. File induk dinamik (dynamic master file)
File induk yang nilai dari record-recordnya sering berubah atau sering dimutakhirkan (up date) sebagai akibat dari suatu transaksi.
2. File transaksi (transaction file)
File transaksi disebut juga dengan nama file input (input file). File ini digunakan untuk merekam data hasil dari suatu transaksi yang terjadi.
3. File Laporan (report file)
File ini disebut juga dengan nama file output (output file), yaitu yang berisi dengan informasi yang akan ditampilkan.
4. File Sejarah (history file)
File sejarah disebut juga dengan nama file arsip (archival file), yaitu file yang berisi dengan data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi perlu disimpan untuk keperluan mendatang.
5. File Pelindung (backup file)
File pelindung merupakan salinan dari file-file yang masih aktif di database pada suatu saat tertentu. File ini digunakan sebagai cadangan atau pelindung bila file database yang aktif rusak atau hilang.
6. File Kerja (working file)
File kerja disebut juga dengan nama file sementara (temporary file) atau scratch file. File ini dibuat oleh suatu proses program secara sementara karena memori komputer tidak mencukupi dan dapat berfungsi untuk mempercepat dan optimalisasi dari pengolah data.
7. File Library
Berisi program-program aplikasi atau utility program. File ini berisi program-program bantu yang dapat berfungsi untuk mempercepat dan optimalisasi dari pengolah data.

4. Pengkodean
Kode digunakan untuk mengklasifkasikan data kedalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya. Kode dapat berupa kumpulan angka, huruf dan karakter khusus.
a. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan kode adalah :
1. Harus mudah diingat
2. Harus unik
3. Harus fleksibel
4. Harus Efisien
5. Harus konsisten
6. Harus distandarisasi
7. Spasi dihindari
8. Hindari penggunaan karakter yang mirip
9. Panjang kode harus baku
b. Tipe dari kode
1. Kode Mnemonik
Kode yang mudah diingat contoh : “P” = Pria dan “W” = Wanita.
Kode berdasarkan singkatan atau sebagian karakter contoh : “JK” = Jakarta dan “BD” = Bandung.
2. Kode Urut
Nilainya urut antara satu kode dengan kode lainnya.
3. Kode Blok
Mengklasifikasikan item kedalam blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan.
4. Kode Grup
Kode yang berdasarkan field-field dan tiap field kode mempunyai arti.

5. Kode Desimal
Mengklasifikasikan kode atas dasar sepuluh unit angka desimal dimuai dari angka 0 sampai dengan 9 atau dari 00 sampai 99 tergantung banyaknya kelompok.